스타트업, 경영지원 로드맵의 첫걸음 ① 총무

경영지원 로드맵, ‘총무’ 한 눈에 살펴보기

창업을 꿈꾸고, 이제 막 아이디어를 현실로 만들어가고 있는 스타트업이라면 누구나 한 번쯤 "혼자서 모든 걸 다 해야 한다"라는 부담감을 느껴본 적이 있을 거예요. 제품 개발이나 마케팅, 고객 관리, 파트너십 구축 등 해야 할 일이 산더미처럼 쌓여 있죠. 이때, 여러분을 도와줄 중요한 동료들이 필요해집니다.

특히, 기업의 성장과 함께 필요한 '경영지원' 분야는 초기 단계에서는 쉽게 간과되기 쉽지만, 사업이 성장함에 따라 그 중요성은 점점 커집니다. 프로덕트가 성장하고, 차츰 동료들이 모일 무렵부터 쏟아지게 되는 분야가 있습니다. 바로 경영지원 업무예요. 오늘은 그중에서도 첫 번째 스텝, 총무를 다뤄볼게요.

총무는 겉으로 보면, 단순 업무만 반복하는 직무처럼 보일 수 있습니다. 하지만 그 속에는 기업이 원활히 운영되도록 만드는 중요한 역할이 숨어 있습니다. 직원들이 불편하지 않게 사무용품을 구비하는 건 당연한 일이고요. 코어 멤버의 오랜 근속을 위해 직원들의 만족도도 높여야 합니다. 경조사가 생기면 기업의 이름이 쓰인 화환을 준비하거나, 매년 돌아오는 명절에는 선물을 구매하는 일은 꼭 필요합니다. 뿐만 아니라, 명함과 각종 양식을 매년 개정해야 합니다. 계약서를 쓸 때는 꼼꼼하게 확인한 후 전자 서명으로 보안을 지키는 일 역시 총무가 하는 일에 포함됩니다. 법인인감과 사용인감을 관리해야 하고요.

총무는 기업이 원활하게 운영될 수 있도록 큰 영향을 미치는 직무입니다. 하지만 대표님이 직접 이런 업무를 일일이 관리하고 처리하다 보면, 정작 프로덕트를 발전하기 위해 몰입하는 시간이 소모돼요. 이럴 때 대부분 대표님께서는 채용을 떠올리시죠? 채용보다 훨씬 효율적인 방법을 알려드릴게요. ‘위캔솔브’의 경영지원 모듈 요금제를 구독해 보세요. 물론, 총무 패키지만 이용하는 것도 가능합니다. 무엇보다 핏을 맞추는 게 가장 중요하죠. 위캔솔브는 최소 계약 기간인 3개월 동안 서로 업무핏을 맞출 수 있습니다. 그렇다면 위캔솔브의 총무 패키지는 어떻게 운영할까요?

1. 사무용품/화환 등 주문 관리

A4 용지가 다 떨어졌어요.

요즘은 서명도 계약서도, 대부분 전자로 관리하니 사무용품의 중요성을 간과하기 쉽습니다. 기업 로고가 새겨진 회사 봉투, 테이프, 박스, 인쇄용 용지와 네임펜까지. 당연히 있을 거라고 생각한 소모품이 없을 때면 난감해집니다. 예를 들어, 갑자기 서류를 퀵으로 보내야 하는데 봉투가 없거나, 중요한 회의에서 스테이플러가 고장이 나거나, 계약서에 서명해야 하는데 볼펜이 없다면 얼마나 당황스러울까요? 작은 불편함이 쌓이면, 결국 업무 효율성에 영향을 미칠 수밖에 없습니다.

2. 임직원 복지, 선물 구입 관리

스팸이나 올리브유가 아닌 선물

추석이나 설날마다 고민되는 지점이 있습니다. 선물이에요. 참치나 스팸, 올리브유나 문화 상품권을 보내기에는 고민한 흔적이 적어보일 수 있습니다.

3. 기업부설연구소 변경(인원/주소)

새로운 주소를 미처 공유 못 드렸네요.

기업의 규모가 커질수록 연구소의 주소지가 바뀌는 일은 흔하게 벌어집니다. 인원도 물론이고요. 하지만 주소나 바뀌는 인원을 일일이 확인하고 반영하는 일은 간단하지 않아요. 연구소의 주소나 인원이 변경되었다는 사항은 법적 문서에 반영해야 하니까요. 관련된 기관에도 업데이트를 해야 하고요. 간단한 작업이라고 미뤘다가는, 후에 큰 불이익이 생길 수도 있습니다.

4. 명함 제작 관리

앗, 명함을 못 챙겼네요.

기업의 첫인상을 결정짓는 중요한 요소 중 하나는 바로 명함입니다. 연락처로 전자 명함을 주고 받기는 하지만, 대면 미팅에서는 빠짐없이 인쇄 명함을 챙깁니다. 잘 디자인된 명함이나, 이제 막 뽑은 듯한 반듯한 명함은 기업의 이미지를 높이죠. 하지만 이사를 가거나, 연락처가 바뀔 때마다 명함을 바꾸는 일은 번거롭습니다.

5. 각종 양식 재(개)정 관리

이 양식을 쓰면 될까요?

법적 문서나 계약서, 보고서처럼 기업 내에서 쓰이는 양식은 주기적으로 개정할 필요가 있습니다. 법적 요구 사항이 매년 변경될 수 있고, 내부 정책이 바뀔 수도 있으니까요. 각종 양식을 재정하고 개정하는 일은 총무 업무에서 중요한 부분을 차지해요. 하지만 일일이 점검하고 수정하는 일은 시간이 많이 쓰이죠.

6. 계약서 전자 서명

계약서는 이메일로 보냈어요!

계약을 체결하는 과정에서 가장 중요한 부분 중 하나는 역시 서명이죠. 특히, 문서를 잃어버리거나 폐기될 걱정을 하지 않는 전자 문서는 거의 필수적인 방식으로 자리잡혔습니다. 지류로 주고받은 계약서를 생각해 볼까요. 계약서를 주고받고, 상호 간에 서명한 후 다시 송부하는 과정은 시간이 많이 소모됐죠. 중간에 실수가 생기기도 쉽고요. 그러니 이 과정에서 생길 수 있는 불편함을 줄이기 위해서는 전자 서명을 활용하는 것이 스마트한 방법입니다.

7. 법인/사용인감 관리

인감을 찍어야 한다는데요. 법인일까요, 사용일까요?

법인인감과 사용인감은 기업의 중요한 문서에 사용되는 핵심 도구입니다. 최종 날인이기 때문에 큰 자금과 얽힐 수도 있고요. 만약 인감이 잘못 사용되거나 관리되지 않는다면 어떤 일이 생길까요. 상상만 해도 아찔합니다. 계약서에 찍힌 인감이 유효한지에 대한 여부를 확인하고, 인감을 잃어버리지 않도록 관리해야겠죠. 또, 사용인감의 변동 사항이나 관리 상태도 항상 점검해야 합니다.

총무 업무는 단순히 일상적인 반복 작업처럼 보일 수 있지만, 기업이 성장하고 복잡한 업무가 늘어날수록 그 중요성은 점점 커집니다. 위캔솔브는 이러한 업무들을 체계적으로 관리해요. 덕분에 기업은 번거로운 행정 업무에 시간을 낭비하지 않고 본업에 집중할 수 있습니다.

기업의 성장에 맞춰 필요한 각종 경영지원 업무를 스마트하게 처리하고, 중요한 변동 사항에 빠르게 대응할 수 있는 시스템을 제공하는 위캔솔브. 위캔솔브를 통해 총무 업무는 더 이상 부담이 아닌 효율적인 관리의 대상이 됩니다.

이제 기업의 모든 경영지원 업무를 보다 효율적으로 처리해 보세요. 더 중요한 일에 집중할 수 있게 됩니다. 총무 업무는 스마트하게, 비즈니스의 성장에는 더 많은 시간을 투자해보세요.