스타트업, 경영지원 로드맵의 첫걸음 ② 서류

경영지원 로드맵, ‘서류’ 한 눈에 살펴보기

스타트업을 운영하며 다양한 업무를 빠르게 진행하다 보면, 어느새 ‘서류 작업’은 놓치기 쉬운 영역이 됩니다. 처음에는 프로덕트나 서비스 개발, 마케팅, 고객 관리에 집중하게 되는 게 당연합니다. 하지만 서류는 기업 운영에서 떼려야 뗄 수 없는 중요한 부분이에요. 사업 규모가 점차 커지고, 협력사나 고객사가 많아질 수록 갖춰야 할 서류는 많아집니다. 법적 서류부터 계약서, 비즈니스를 위한 각종 증명 서류까지 말이에요. 서류 관리 업무를 대표님께서 혼자 하신다면 안전할 수는 있으나, 정작 중요한 비즈니스 전략에 집중할 시간이 부족해집니다.

그렇다면 어떻게 효율적으로 서류를 관리하고, 업데이트할 수 있을까요? 바로 ‘경영지원’의 핵심 역할을 하는 ‘위캔솔브’ 서비스를 이용하는 방법이겠죠. 위캔솔브는 창업 초기부터 빠르게 성장하는 기업을 위해 서류 발급, 관리, 갱신을 맡아 기업이 핵심 사업에 집중할 수 있도록 돕습니다. 중소기업확인서 갱신부터 보증보험증권 발급, 4대 보험 서류 처리까지 각종 서류를 위캔솔브가 간편하게 처리해주므로 시간을 절약할 수 있어요. 서류의 정보를 최신 정보로 교체하고, 발급하며 안전하게 전달하는 법적 의무를 이행합니다.

서류를 맡는 꼼꼼한 직원을 채용하는 것도 좋지만, 채용에는 아무래도 리스크가 따르기 마련입니다. 급작스럽게 퇴사를 한다면 새롭게 컬처핏이 맞는 직원을 찾는 것도 쉽지 않고요. 쉽사리 채용을 하기에는 인건비나 리스크가 생각난다면, ‘위캔솔브’의 경영지원 모듈 요금제를 구독해보세요. 서류 패키지만 이용하는 것도 가능해요. 위캔솔브는 최소 계약 기간인 3개월 동안 서로 업무핏을 맞출 수 있어요. 지난 편에는 총무 패키지 운영 방법에 대해 얘기했다면, 이번에는 서류 패키지를 다뤄볼게요.

1. 등기부등본/인감증명서 발급

인감증명서 발급 기간이 3주라고요?

기업이 원활하게 운영되기 위해서는 법적으로 필요한 서류를 정확히 준비하는 게 필수적입니다. 대표적으로 등기부등본이나 인감증명서가 있겠죠. 등기부등본은 사업자 등록 정보를 포함한 기업의 법적 상태를 증명하는 서류로, 사업자 등록이나 상법에 따른 법적 권리와 의무를 명확히 하기 위해 필요합니다. 투자 유치, 정부 지원 사업 신청, 대출 진행에도 필요하고요.

인감증명서는 법적인 효력을 가진 계약서나 서류에 필수적으로 사용되고요. 하지만 이런 서류들을 발급 절차가 복잡하고, 시간이 소요됩니다. 인감증명서가 나오기까지는 평균적으로 신청일부터 2-3주가 걸립니다. 인감증명서에 유효기간은 없지만 특정 기관에서는 거래 안전을 위해 발행일로부터 3개월 이내의 인감증명서를 요구하기도 해요.

2. 보증보험증권 발급

보증보험증권, 누가 발급해줬으면 좋겠어요.

사업을 운영하며 계약을 체결하거나 특정 거래를 진행할 때, 보증보험증권이 필요할 수 있습니다. 사업을 하다보면 담보가 필요할 수 있는데, 보증보험에 가입해 보험료를 납부하면 보증보험증권이 나옵니다. 이 보증보험증권으로 담보나 보증인을 대신할 수 있습니다. 전자결제서비스 이용을 위해서는 PG사에 가입을 해야 하고, PG사는 대다수 기업에게 보증보험 가입을 필수 조건으로 설정합니다.

보증보험은 계약자가 계약을 이행하지 않는다면, 보험사가 대신 보증금을 지급하는 형태로 작동합니다. 보증보험증권을 발급받기 위해서는 SGI 서울보증 홈페이지 전자보증발급센터에 접속해야 합니다. 주계약 정보를 전송하고, 보험가입을 신청하고, 전자서명과 보험료 결제를 해야 해요. 겉으로 보면 간단하게 느껴지지만, 뜻하지 않은 장벽에 가로막히면 시간이 오래 걸리기 일쑤입니다.

3. 중소기업확인서 갱신, 발급

정부 정책을 신청하기 위해 꼭 필요한 서류, 중소기업확인서

중소기업확인서는 정부의 각종 지원 사업, 세액 감면을 위한 세재 혜택, 금융 지원을 받기 위해 반드시 필요합니다. 중소기업 여부를 확인하기 위한 증명서이므로 정부의 각종 정책에 빠질 수 없는 증빙 서류죠. 공공기관 입찰 때에도 필요합니다. 발급 시 유효기간은 직전 사업연도가 12개월 이상인 경우, 직전 사업연도 말일에서 3개월 경과한 날부터 1년 간입니다. 갱신 절차를 놓치면 혜택을 받지 못할 수 있죠.

4. 주주명부 발급, 업데이트

주주명부에 등재되지 않으면 주주로 인정받지 못해요.

주식회사 대표님이라면, 주주명부를 잘 관리해야 합니다. 누가 주주인지, 각 주주가 지닌 주식이 몇 주인지에 대한 내용을 자세하게 적어둔 문서가 주주명부입니다. 주주명부는 법적 효력을 가지기 때문에 주주는 주주명부에 이름과 소유주식의 수 등을 꼼꼼하게 작성해야 권리를 행사할 수 있어요. 뿐만 아니라, 주식의 양도나 인수, 주주총회, 배당금 지급 등의 근거로 활용됩니다. 주주명부의 관리 상태에 따라서 기업의 법적 책임이나 투자 유치 가능성에 영향을 미칠 수 있고요.

주주명부는 주주들이 주식을 양도하거나 거래할 때마다 내용을 바꿔야 합니다. 그렇다고 언제나 주주명부를 수정할 수 있는 건 아니에요. 주주총회가 얼마 남지 않았을 때는, 주주를 확정하기 위해 일정 기간 주주명부를 수정하지 못하도록 폐쇄해야 합니다.

5. 기타 증명서류 온라인 발급

이 양식을 쓰면 될까요?

법적 문서나 계약서, 보고서처럼 기업 내에서 쓰이는 양식은 주기적으로 개정할 필요가 있습니다. 법적 요구 사항이 매년 변경될 수 있고, 내부 정책이 바뀔 수도 있으니까요. 각종 양식을 재정하고 개정하는 일은 총무 업무에서 중요한 부분을 차지해요. 하지만 일일이 점검하고 수정하는 일은 시간이 많이 쓰이죠.

6. 4대보험/홈택스 서류 발급

직원을 뽑을 때마다, 직원이 퇴사할 때마다 필요한 서류

정규직 직원을 고용하기 위해서는 꼭 챙겨야 하는 서류가 있죠. 4대보험(국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험)입니다. 5인 미만 사업자여도 4대보험은 필수로 가입해야 해요. 1인 사업자여도 건강보험과 국민연금은 의무입니다. 직원이 없으므로 지역가입으로 구분되고요. 고용보험이나 산재보험은 지역가입자에게 있어 임의로 해당되기 때문에 가입을 고민하는 경우가 있어요.

하지만 가입해두면 만일 폐업 상황이 생기거나 산업재해가 발생할 경우, 실업급여나 휴업급여를 신청할 수 있는 자격이 됩니다. 위캔솔브는 직원 고용과 관련된 법적 의무를 이행하기 위해 꼭 필요한 4대보험 서류를 관리합니다. 아울러, 직원을 새롭게 고용하거나 퇴사할 때마다 기한 내에 4대보험 자격 취득 및 상실 신고를 합니다.

7. 대출 온라인 약정, 갱신

대출이 한 번에 이루어지면 얼마나 좋을까?

대출을 진행하거나 기존 대출을 연장할 때, 서류와 절차는 복잡해집니다. 대출 계약서부터 보증서, 보증보험증권처럼 많은 서류가 필요하고요. 위캔솔브는 대출 관련 서류를 온라인으로 간편하게 작성하고 관리할 수 있도록 도와요. 계약서나 약정서를 작성하고 갱신하는 과정에서 필요한 서류를 빠짐없이 챙깁니다.

8. 서류 작성 서포트

기업이 하나지만 준비할 서류는 여러 개

서류는 왜 이렇게 다양할까요. 계약서, 인사 서류, 정부 지원 사업 신청서처럼 각종 서류를 작성할 때는 법적 요구 사항을 정확하게 반영해야 하고요. 실수로 법적 요구 사항을 충족하지 못하거나 중요한 세부 사항을 누락한다면 불이익을 받을 수 있습니다.

9. 우편물 수발신/보관

계약서는 등기로 보내주세요!

전자 서명이나 온라인 계약서가 보편화되었지만, 아직 중요한 서류나 계약서는 우편으로 주고 받는 곳이 많습니다. 특히 법적 효력이 있는 서류나 지류로 보관해야 하는 중요한 계약서는 서면으로 챙기는 기업이나 공공기관이 있습니다. 우편물이 분실되거나 지연되면 사업에 큰 차질이 생길 수 있기 때문에 보다 안전한 관리가 필요해요.

서류 관리는 일상적인 반복 작업처럼 느껴지기도 합니다. 하지만 사업이 성장하고 그에 따라 복잡한 행정 업무가 늘어나면 서류 관리의 중요성은 꾸준히 커집니다. 서류 하나하나가 기업의 신뢰성을 증명할 뿐 아니라, 법적 의무를 준수하는 데 필요한 요소가 되기 때문이에요. 계약서나 각종 증명 서류, 4대보험 서류와 중소기업확인서 갱신까지. 이런 서류 작업은 모두 기업 운영에 있어 중요한 역할을 합니다.

위캔솔브는 스타트업이 서류를 놓치지 않도록 체계적이고 효율적으로 관리합니다. 서류를 번거롭게 발급 받거나, 갱신일을 매번 점검하며 유효 기간을 확인하지 않아도 됩니다. 각종 법적 요구 사항을 정확히 반영하고, 필수 서류를 준비하는 위캔솔브로 서류 관리에 드는 불필요한 리소스를 줄이세요.

위캔솔브는 서류 관리 업무를 스마트하게 처리해, 비즈니스의 핵심에 집중할 수 있도록 지원합니다. 서류 하나하나에 소중한 시간을 할애하지 말고, 중요한 전략적 업무에 더 많은 에너지를 투자하세요. 서류 관리의 복잡함을 덜어내고, 비즈니스 성장에는 더 많은 시간을 투자하는 스마트한 방법, 바로 위캔솔브입니다.