💼 워크룸으로 바꾼 일의 방식 ①
대표님의 카톡, 업무 요청으로만 쌓인다면
“그거 지난번에 요청드렸던 건데… 어디까지 됐을까요?”
“담당자분 바뀌셨다고요? 다시 처음부터 설명드릴게요…”
“메일로 보냈는데 혹시 못 보셨을까봐요!”
스타트업 대표님이라면 하루에도 몇 번씩 들어보셨을 법한 대사들입니다. 특히 경영지원 업무처럼 자주, 반복적으로 요청해야 하는 일은 슬랙, 메신저, 메일, 전화, 심지어 회의 중 구두 요청까지. 방식이 제각각이죠. 그러다 보면 같은 일을 두 번 요청하거나, 요청했는데 진행이 안 됐거나, 누군가 빠지면 ‘그 일’도 같이 사라지는 사태까지 벌어지곤 합니다. 사소해 보이지만, 업무 요청은 생각보다 많은 에너지를 소비하는 일이에요.
요청을 어디에, 누구에게, 어떻게 전달해야 할지 고민하고, 누락되지 않도록 두세 번 확인하고, 다시 되묻고… 이 모든 시간이 결국 대표님의 ‘전략 회의 시간’을 갉아먹고 있죠.
“그냥, 워크룸에 올려주세요!”
위캔솔브는 고객사의 이런 현실을 바탕으로, 업무 요청을 더 쉽고 정확하게 할 수 있도록 워크룸이라는 도구를 직접 설계하고 만들었습니다. 현재는 위캔솔브 서비스 이용 고객사를 대상으로 베타 버전이 제공되고 있으며, 신규 계약 시에도 바로 사용이 가능합니다.
처음 워크룸을 접한 고객사에서는 “이게 협업툴인가요? 업무공간인가요?”라고 묻곤 해요. 하지만 워크룸은 단순한 협업 도구가 아니라, 위캔솔브가 만든 ‘경영지원 전용 실행 공간’입니다. 업무 요청, 자료 정리, 일정 확인, 진행 히스토리까지 경영지원과 관련된 모든 일이 이 안에서 정리되고, 실행되고, 기록됩니다. 그렇다면, 도대체 위캔솔브의 워크룸은 뭐가 다른 걸까요?
1. 요청이 쉬워야 일이 빨라집니다
이제는 메시지를 쓸 필요도, 메일 제목을 고민할 필요도 없어요. 워크룸에 접속해서 요청 내용을 쓰기만 하면 끝! 이후에는 요청 내용에 따라 적절한 경영지원 담당자가 자동으로 배정돼 바로 업무가 시작됩니다.
밤 11시에 문득 떠오른 업무라고 하더라도, 다음날 아침에 담당자가 확인하고 착수합니다. 긴 말 필요 없이, 하고 싶은 일만 쓰면 되니까 업무 요청 자체의 진입장벽이 확 낮아져요. 이제는 “이거 요청드려도 될까요?” 같은 말은 굳이 하지 않아도 업무가 진행돼요.
2. 진행 상황, 한눈에 보여드릴게요
워크룸에서는 요청이 접수되면 자동으로 업무 카드가 생성돼요. 여기에는 담당자, 업무 단계, 예상 완료 시간까지 깔끔하게 표시되죠. 업무가 어디까지 왔는지, 지금 누구 손에 있는지, 언제 끝날 예정인지 매번 묻지 않아도 알 수 있으니, 대표님도 마음 편하게 기다릴 수 있습니다.
그리고 요청 중간에 “아 맞다, 이 부분 추가로 넣어주세요!” 같은 수정사항이 생기면 댓글만 남기면 됩니다. 별도 연락 없이도 즉시 반영되니 진행 중인 업무에 자연스럽게 반영되는 것도 장점이죠.
3. “그거 예전에 요청했던 거네요.”가 가능한 이유
경영지원 업무에서 종종 생기는 장면입니다. 자료를 다시 요청했더니 “그거 예전에 드렸는데요?” 그럼 어디 있더라… 메일 뒤지고, 메신저 검색하고… 시간은 속절없이 흐르죠. 더 이상 메신저 속에서 헤매지 마세요.
위캔솔브 워크룸은 모든 업무 요청이 자동 저장되기 때문에 과거 요청, 담당자, 완료일, 처리 내용까지 전부 남습니다. 업무 히스토리를 한눈에 정리해두기 때문에 누가 어떤 일을 요청했고, 어떤 식으로 처리됐는지를 쉽게 확인할 수 있어요. 기록이 남는 요청은 다시 설명하지 않아도 되고, 다시 요청하지 않아도 됩니다. 한마디로, ‘자료 분실 방지 시스템’이자 ‘업무 요청 블랙박스’예요.
4. “워크룸에 올려주세요”라는 말의 힘
워크룸을 도입한 고객사들 사이에서는 이제 이런 말이 자연스럽게 오갑니다. “그 일은 카톡 말고 워크룸에 올려주세요”, “그 업무 워크룸에 올라왔던 거예요!” 업무 요청을 한 방향으로 모으는 것만으로도 조직 안의 커뮤니케이션이 훨씬 투명해지고, 놓치는 일이 줄어들며, 구성원 사이의 스트레스도 덜어집니다.
이전에는 “이거 요청드렸었나?”, “저번에 했던 일 다시 해야 하나?”처럼 애매한 상황이 자주 발생했다면, 이제는 모든 요청이 워크룸이라는 한 장소에 모이고, 기록으로 남기 때문에 ‘다시 설명하지 않아도 되는 환경’이 만들어집니다. 이 작은 변화가 쌓이면, 결국 회사 전체의 일하는 문화가 바뀌게 되죠.
정리된 요청 → 명확한 진행 → 책임 있는 완료. 워크룸은 단순히 요청을 받는 도구가 아니라, 업무 요청을 더 효율적인 루틴으로 바꿔주는 솔루션이에요.
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이제, 요청은 ‘일’이 아닌 ‘습관’이 됩니다. 업무 요청 하나에도 신경 쓸 게 많은 조직, 작은 요청 하나에 시간을 쏟는 대표님, 무엇보다 ‘일은 많은데 어디서부터 해야 할지 모르는’ 상황을 겪고 계실까요. 위캔솔브 워크룸은 그 복잡한 순간들을 정리해줍니다. 요청은 단순하게, 처리는 정확하게, 결과는 명확하게. 스타트업이 경영지원과 더 효율적으로 협업할 수 있는 방식, 그 시작은 업무 요청을 바꾸는 것에서부터 출발합니다. 현재 위캔솔브 워크룸은 계약된 고객사에 한해 제공되는 베타 버전이지만, 지금 위캔솔브와 계약하신다면 신규 고객사도 바로 사용하실 수 있어요. 우리 회사의 경영지원 실행 공간, 워크룸으로 업무를 파악해보세요.
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다음 편에서는 매일 오후 6시에 도착하는 ‘업무 리포트’ 이야기로 찾아올게요.
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