워크룸으로 바꾼 일의 방식 ② | 매일 오후 6시, 하루 일과가 정리돼서 옵니다

💼 워크룸으로 바꾼 일의 방식 ②

매일 오후 6시, 내 하루를 정리해주는 리포트가 도착합니다

“그 업무 어디까지 됐지?”

“이번 주에 요청한 게 몇 건이더라?”

“내일 회의 전에 공유할 자료, 뭐부터 정리하지…”

업무가 많아질수록 대표님의 머릿속은 더 복잡해집니다. 경영지원 요청이 열 건, 스무 건 쌓이기 시작하면 업무를 요청하는 것도 일이지만, 그걸 관리하는 일이 훨씬 더 큰 부담으로 다가오죠. 카톡을 열고, 메일함을 뒤지고, 슬랙 채널을 스크롤하는 동안 이미 퇴근 시간은 훌쩍 지나버립니다.

일은 분명히 시켰는데, 지금 어디까지 왔는지 알 수 없는 상황. 보고서를 만들어야 하는데, 정리된 자료는 하나도 없는 상황. 이제, 이런 복잡함은 매일 오후 6시에 깔끔하게 정리됩니다. 위캔솔브 워크룸 리포트가 자동으로 도착하거든요.

오늘 뭐 했는지, 메신저 말고 워크룸에서

워크룸에는 하나의 특별한 기능이 있습니다. 매일 오후 6시, 오늘 진행된 모든 업무의 흐름을 자동으로 정리해 리포트로 보내드리는 것. 이 리포트는 단순한 ‘알림’이 아니에요. 오늘 어떤 요청이 접수됐는지, 어떤 업무가 마무리됐는지, 누가 어떤 피드백을 주고받았고, 예상 일정은 얼마나 지연됐는지까지. 실제 업무 흐름을 기준으로 체계적으로 요약해 드립니다.

요청 건별로 업무 제목, 담당자, 상태, 요청자 코멘트, 수정 이력 등이 나열돼 있는 덕분에 리포트 하나만 보면 오늘 어떤 일이 있었는지, 내일 어떤 대응을 해야 하는지를 바로 파악할 수 있습니다. 워크룸은 오늘 뭐 했는지 한눈에 보여주는 요약본, 바로 그 역할을 해요.

1. 보고용, 공유용. 모두 합친 자료가 워크룸으로

워크룸 리포트를 받아본 고객사에서 가장 많이 하는 말은 이거예요. “이대로 보고자료로 써도 되겠네요!”

정기 회의 때마다 대표님이나 실무 담당자 분이 이메일, 슬랙, 구글 드라이브를 번갈아가며 자료를 복사해 붙이던 시간. 이제는 그럴 필요 없습니다. 리포트는 각 업무 요청이 구체적으로 정리된 상태로 발송되기 때문에, 팀 내 공유, 외부 회계사에게 전달, 정부지원금 실적 보고 등에도 그대로 활용할 수 있어요.

필요하다면 PDF나 엑셀로 내보내 활용하거나, 중요 항목만 골라서 슬라이드에 옮기면 발표자료로도 손색없습니다. 경영지원 업무 흐름이 매일 문서화된다는 것, 그 자체가 큰 자산입니다.

2. 이 리포트, 누가 쓰는 거냐고요?

이 리포트는 누가 따로 작성하는 게 아닙니다. 워크룸 안에서 실제로 진행된 업무 데이터를 기반으로 자동 생성돼요. 업무 요청을 누른 뒤, 업무 내용을 입력해요. 완료 예정일을 지정하고(선택 사항) 등록하면, 담당자가 지정됩니다. 그에 따라 업무가 진행되고요. 이 모든 흐름이 워크룸 내에 저장되면서, 그날 처리된 내용을 기준으로 리포트가 만들어집니다.

정확히는 매일 오후 6시(주말, 공휴일 제외) 워크룸에 기록된 데이터를 바탕으로 데일리 업무 보고 메일이 발송됩니다. 이 메일에는 요청된 업무, 현재 진행 중인 업무, 그리고 완료된 업무 목록이 각각 구분되어 정리돼요. 업무 제목과 담당자, 상태 등을 간단히 확인할 수 있도록 구성되어 있어서, 메일 하나만 보면 그날 어떤 업무가 어떻게 진행됐는지를 쉽게 파악할 수 있습니다.

별도로 정리하거나 따로 보고서를 만들지 않아도, 워크룸 안에서 일어난 일들의 핵심을 정리해 받아보세요. 대표님은 단지 메일을 받아 확인하는 것으로 하루 업무 흐름을 정리할 수 있어요.

3. 리포트를 ‘받는’ 팀과 ‘정리하는’ 팀은 다릅니다

스타트업 대표님 중에는 이런 분들이 많아요.

“요청한 건 내가 했는데, 지금 상태가 어떤지 결국 내가 또 확인해야 돼요.”

“회의 전에 슬랙 뒤지면서 상태 정리하는 게 너무 힘들어요.”

워크룸을 쓰고 나면 역할이 완전히 달라져요. 이제는 요청한 사람이 정보를 모으는 게 아니라, 정보를 ‘받는 사람’이 되는 거죠. 보고용 문서를 따로 만들지 않아도 되고, 슬랙에서 “그 일 어디까지 됐어요?” 하고 묻지 않아도 된답니다. 워크룸은 대표님이 일일이 물어보지 않아도 되는 구조를 만들고, 하루를 마무리하는 방식까지 바꿔주거든요.

4. 워크룸은 ‘정리되는 실행 공간’

처음 워크룸을 접한 분들은 종종 이렇게 여쭤보세요.

“협업툴인가요?”

“업무보드 같은 건가요?”

하지만 워크룸은 단순한 협업 도구가 아니에요. 워크룸은 위캔솔브가 직접 설계한 ‘경영지원 전용 실행 공간’입니다. 업무 요청부터 자료 정리, 일정 관리, 처리 히스토리, 그리고 리포트까지. 경영지원 업무의 처음부터 끝까지 이 안에서 처리돼요. 워크룸에서 쌓인 실행 내역이 리포트로 변환되고, 그 리포트는 곧 대표님의 하루를 요약한 정리 파일이 되죠. “정리해 주세요”라고 요청하지 않아도, 워크룸이 알아서 정리해서 전달해드립니다.