담당자 없는 회사를 위한 경영지원 필수 가이드 ① 경영지원 업무 연속성 가이드

“그 파일, 어디에 저장되어 있었죠?”

막 입사한 담당자가 조심스레 묻습니다. 전에 있던 동료가 정리하던 회계 자료를 찾고 있는데, 회사 공용 드라이브 어디에서도 보이지 않아요. 메신저의 대화 기록은 이미 삭제됐고, 그 동료는 벌써 퇴사한 지 한 달이 넘었습니다. 결국 대표님이 기억을 더듬어 자료를 하나씩 다시 찾기 시작합니다.

초기 스타트업에서 이런 일은 생각보다 특별하게 일어나지 않습니다. 경영지원 업무는 눈에 잘 띄지 않지만, 회사의 기본적인 운영을 뒷받침하는 역할을 하잖아요. 급여일이 되면 월급이 나가야 하고, 세금 신고 기한에는 정해진 자료가 있어야 하며, 정부지원금 신청이나 정산도 누군가는 챙겨야 하죠. 그런데 그 ‘누군가’가 퇴사한 이후에도 그 일들이 별 문제 없이 돌아가려면, 그 일의 흐름과 기준, 히스토리가 어딘가에 남아 있어야 합니다.

현실은 그렇지 않아요. 스타트업은 대부분 빠르게 돌아가고, 담당자 한 명이 여러 영역을 혼자서 챙기는 경우가 많다 보니, 실무 중간에 문서를 남기거나 프로세스를 정리할 여유가 부족합니다. 인수인계는 보통 퇴사 직전에 급하게 진행되고, 그나마도 서로 바쁘면 “중요한 건 다시 연락드릴게요!”라는 말로 마무리되곤 해요. 그러다 실제 문제가 생겼을 때, 퇴사자에게 다시 연락할 수도 없고, 남아있는 팀원은 어디서부터 손대야 할지 막막해지죠.

문제는 이 일들이 한 번만 일어나는 게 아니라는 점이에요. 자료를 찾느라 하루가 지나고, 다음 날엔 또 다른 이슈가 터집니다. 작은 누락 하나가 쌓여 회사 전체의 운영 리듬을 무너뜨리는 데는 그리 오랜 시간이 걸리지 않아요.

혼자만 알고 있던 ‘노하우’는, 결국 사라질 수 있어요.

회계, 자금, 인사, 총무 같은 경영지원 업무는 회사의 일상을 구성합니다. 그중 일부는 반복적이고 단순해 보이기도 하지만, 실은 ‘언제, 무엇을, 어떻게’ 처리했는지가 중요하게 작용해요. 그리고 그 기준과 방식은 대부분 ‘담당자의 머릿속’에만 존재하는 경우가 많습니다.

예를 들어 볼까요.

• 월별 자금 보고는 단순한 입출금 정리 같지만, 어떤 계정은 통합해서 보고하고 어떤 계정은 분리해두는지, 정부지원금은 어떤 기준으로 표시하는지 등 내부 기준이 있습니다.

• 퇴직자 정산도 마찬가지예요. 연차 일수를 어떻게 계산했고, 마지막 급여에서 공제 항목은 어떤 기준으로 뺐는지, 퇴직소득원천징수영수증 발행 시기는 어떻게 맞췄는지에 따라 퇴사자의 만족도와 퇴직 연금 처리 흐름까지 달라지죠.

• 외주계약서나 세무자료도 정리 방식이 제각각이면, 이후 누가 다시 사용할 때 처음부터 파일명을 바꾸고 폴더를 다시 정리해야 할 수도 있어요.

이런 것들이야말로 경영지원 업무의 ‘보이지 않는 노하우’입니다. 그런데 문서화되어 있지 않다면, 그 노하우는 결국 ‘함께 사라지는 것’과 다름없습니다.

특히 회계·세무처럼 기한이 있는 업무는 그 흐름이 끊기는 순간, 바로 실무에 영향이 생깁니다. 그 피해는 결국 남은 팀원들이 고스란히 떠안게 되죠. 새로운 담당자가 고군분투하며 다시 구조를 만들고, 이미 해결했던 문제를 다시 헤매야 하는 상황. 그건 모두에게 지치는 경험입니다.

경영지원의 연속성이 무너질 때 생기는 일

경영지원 업무의 공백은 생각보다 빠르게 조직 전반에 영향을 미칩니다. 정산, 지급, 보고. 이 모든 업무는 ‘기한’과 ‘정확성’이 생명인데, 담당자가 사라지면 이 리듬이 흔들리기 시작해요.

• 급여 정산이 지연돼 직원들의 불만이 커지고,

• 매출 세금계산서를 제때 발행하지 못해 부가세 신고에 영향을 미치며

• 정부지원금 보고서는 기한을 넘겨 수정 요청을 받습니다.

이런 일들이 반복되면 실무자와 대표 모두 대응 피로가 누적될 수밖에 없어요. 이 피로는 조직 전반의 사기에도 영향을 미칩니다. 내부에서는 “그때그때 급하게 처리하는 것 같아 불안하다”는 말이 나오고, 외부에는 “저 회사는 일처리가 느리다”는 인식이 생깁니다. 반복되는 오류는 결국 회사에 대한 신뢰 저하로 이어질 수 있고요.

게다가 대부분의 스타트업은 소수 인력으로 운영되기 때문에, 이런 공백을 메워줄 다른 인력이 없다는 게 현실이에요. 즉, 누락을 미리 막는 구조를 갖추지 않으면 계속 같은 일이 반복됩니다. 이는 단순히 업무 효율의 문제가 아니라, 회사 운영의 안정성과 생존과도 맞닿아 있는 문제죠.

반복되는 실수의 공통점은 ‘의존’

“그 서류요? 최 대리님만 알고 있었던 것 같은데요…”

스타트업의 업무 환경에서는 자주 듣게 되는 문장이에요. 업무가 개인에게 집중되면, 그 개인이 빠지는 순간부터 회사의 실무도 함께 흔들립니다. 특히 경영지원은 ‘전문성이 필요한 루틴 업무’가 많아요. 업무를 처음부터 다시 파악하고 세팅하는 데 시간이 오래 걸립니다.

• 일정한 리듬으로 반복되는 세무 일정,

• 퇴직자 발생 시 필요한 문서 목록,

• 매월 고정 지출과 변동 지출을 분류하는 기준 등

  이런 것들은 ‘처음부터 다시 만들기’보다 ‘이어받기 쉬운 구조’로 만들어두는 것이 훨씬 중요해요.

또 하나의 문제는, 담당자가 남긴 기록이 없거나 중구난방일 경우예요. 메신저에만 남아 있는 보고 내용, 개인 이메일로만 오간 자료, 특정 툴 안에서만 공유된 히스토리. 이런 식으로 업무 이력이 흩어져 있으면, 다음 담당자는 실무 파악을 위해 여러 채널을 뒤져야 하고, 결국 중요한 내용을 놓치게 됩니다.

그래서 필요한 건 ‘사람이 바뀌어도 업무는 흐름대로 이어지는 구조’예요. 업무는 팀원이 아니라 팀 전체가 함께 알고 있어야 하며, 파일과 히스토리, 커뮤니케이션이 투명하게 정리돼 있어야만 합니다.

지금 필요한 건, 연속성을 설계하는 방식

경영지원 실무를 외주로 운영할 경우에도 마찬가지입니다. 단건 위주의 외주 형태로만 운영되면, 이전 기록을 이어받지 못하고 새로운 파트너와 모든 과정을 반복하게 되죠. 위캔솔브는 고객사의 실무 맥락을 파악하는 전담 매니저와 함께, 모든 업무 이력을 기록하고 정리해 갑니다.

• 자금 보고의 경우 입출금 내역뿐 아니라, 미수금 안내와 자금 운영 전략까지 지원하고,

• 세금계산서 발행도 일정과 공급시기를 기준으로 정리해 놓습니다.

• 퇴직자 정산 시 누락되기 쉬운 연차 정산, 급여 일할계산, 퇴직연금 관련 서류까지 체크리스트로 관리합니다.

그래서 누가 다음 요청을 하더라도, 언제 어떤 일이 있었는지 명확하게 이어받을 수 있어요. 실제로 위캔솔브의 서비스를 경험한 ‘메타파머스’ 대표님은 위캔솔브를 통해 보다 효율적으로 비즈니스에 집중하실 수 있었어요. 이제는, 내부 경영 담당 직원을 모집하며 새로운 전환점을 맞이했고요. 위캔솔브가 제공했던 청구나 사업비 관리 같은 업무 프로세스 덕분에 인력을 채용하는 업무 전환이 한층 수월했다고 해요.

[CHECK LIST] 우리 회사, 경영지원 업무 연속성이 잘 되어 있을까?

아래 항목 중 3개 이상 ‘아니오’ 표시가 있다면, 업무 연속성을 점검할 시점이에요.

위캔솔브는 이렇게 해결합니다.

• 모든 업무 요청은 ‘업무 카드’로 기록되어 흐름이 명확하게 보이고,

• 자금, 인사, 세무 등 정기 업무는 주간/월간 단위로 리포트가 정리돼요.

• 담당자가 바뀌어도, 업무 히스토리와 자료가 고스란히 이어집니다.

• 고객사별 업무 방식과 특이사항도 정리해두기 때문에 언제든 ‘이어받기 쉬운’ 구조로 운영됩니다.

대표님 혼자 실무를 짊어지는 구조는 오래 지속되기 어렵습니다. 외부 파트너라고 해서 멀게 느껴질 필요는 없어요. 위캔솔브를 믿고 따라와주신다면, 사람이 바뀌더라도 고객사의 경영지원 흐름은 유지됩니다.

경영지원은 눈에 잘 띄지 않지만, 회사의 생존에 가장 가까이 있는 영역입니다. 한 명의 퇴사로 전체 업무가 중단되거나, 중요한 서류가 누락되는 일은 막을 수 있어야 합니다. 그렇기 위해서는 ‘한 사람’이 아닌 ‘하나의 구조’가 필요해요.

퇴사 이후에도 흔들리지 않고, 업무의 결이 유지되는 회사. 누가 맡더라도 같은 흐름으로 이어지는 경영지원. 그런 기반이 있는 조직은 위기에도 흔들리지 않습니다.

‘담당자 의존’에서 벗어나 업무의 연속성을 만드는 일, 생각보다 먼 이야기 같지만 작고 단순한 구조화에서부터 시작할 수 있어요. 그리고 그 연속성은 비단 ‘내부 인력’에만 기대지 않아도 된답니다.