이 회사는 약 30명 규모의 딥테크 스타트업이었습니다.
연구 인력 중심의 조직이었고,
경영지원 업무는 한 명의 시니어가 오랫동안 맡아왔습니다.
급여, 자금 집행, 세무 일정, 법인 관련 업무까지.
그 시니어는 10년 가까이 같은 일을 담당해왔고,
대표는 이렇게 말하곤 했습니다.
“경영지원 업무는 그분이 다 알고 있어요.”
그래서 큰 문제는 없어 보였습니다.
적어도 그 담당자가 회사를 떠나기 전까지는요.
10년 근속 시니어 퇴사 이후, 바로 드러난 공백
퇴사 이후 가장 먼저 마주한 건
업무량이 아니라 맥락의 부재였습니다.
“이 업무는 매달 하던 거였나요?”
“이체는 어떤 기준으로 진행됐던 건가요?”
“이건 요청이 있어야 하는 건지, 루틴인지 모르겠어요.”
업무 자체는 남아 있었지만,
그 업무가 어떤 기준과 순서로 돌아가야 하는지는
어디에도 남아 있지 않았습니다.
대표는 두 가지 선택지 앞에 섰습니다.
비슷한 경력의 시니어를 다시 채용한다
주니어를 채용하고, 업무 구조를 다시 만든다
이 회사는 두 번째를 택했습니다.
주니어 채용만으로는 해결되지 않았습니다
새로 채용된 주니어는 빠르게 적응했습니다.
하지만 곧 같은 질문이 반복됐습니다.
“이건 제가 판단해도 될까요?”
“이건 예외 상황인가요?”
문제는 역량이 아니었습니다.
판단 기준이 없다는 점이 가장 큰 걸림돌이었습니다.
이때 대표가 던진 질문이 전환의 시작이었습니다.
“이 일을 다시 사람 한 명에게 맡기는 게 맞을까,
아니면 회사의 운영 방식을 남겨야 할까?”
이 회사가 선택한 해법은 ‘운영 OS’였습니다
이 회사는 시니어를 대체할 또 다른 시니어를 찾는 대신,
기존에 하던 경영지원 업무를 운영 OS로 옮기기로 했습니다.
위캔솔브의 역할은 단순한 대행이 아니었습니다.
과거 시니어가 어떤 순서로 일했는지
어디서 판단했고, 어디서 승인했는지
어떤 부분이 반복/예외 업무였는지를 정리했습니다.
그 결과,
그동안 사람의 머릿속에 있던 운영 방식이
OS 하나의 흐름으로 설계되었습니다.
OS는 ‘기억’이 아니라 ‘가이드’로 작동했습니다
운영 OS 도입 이후,
주니어의 업무 방식은 완전히 달라졌습니다.
지금 어떤 업무가 진행 중인지
다음 단계에서 무엇을 해야 하는지
주의가 필요한 지점은 어디인지
모든 정보가 OS 대시보드에서 단계별로 표시됩니다.
주니어는 더 이상
“이걸 내가 판단해도 되나?”를 고민하지 않습니다.
화면에 보이는 가이드대로 실행만 하면 됩니다.
담당자가 바뀌어도, 업무는 멈추지 않습니다
이 회사가 OS 도입 후 가장 크게 체감한 변화는 이 부분이었습니다.
누가 실행했는지
어떤 판단이 있었는지
어떤 예외가 발생했는지
모든 과정이 OS에 기록됩니다.
그래서
별도의 인수인계 문서가 필요 없어졌고
대표가 직접 업무 흐름을 확인할 수 있었으며
새로운 담당자도 바로 업무에 투입될 수 있었습니다.
업무가 더 이상
특정 개인의 기억에 의존하지 않게 된 것입니다.
줄어든 것은 일이 아니라 ‘사람의 판단’이었습니다
운영 OS 도입 이후,
회사에서 사라진 것은 단순한 업무가 아니라
사람에게 쌓이던 판단이었습니다.
외부에서 직접 실행하던 구조는 사라지고
내부 주니어가 OS 가이드에 따라 실행하게 됐고매달 설명을 위해 만들던 보고는
OS 자동 요약으로 대체됐으며요청이 있어야만 움직이던 업무는
정기 루틴으로 전환됐습니다.
업무는 여전히 존재하지만,
사람이 기억해야 할 것은 줄어들었습니다.
담당자 한 명이 하던 판단은 OS로 나뉘었습니다
한 명의 담당자가 머릿속으로 관리하던 영역을
업무별 OS로 분리했습니다.
인사·급여 OS
세무 OS
총무 OS
R&D 과제 OS
사람은 판단의 중심에서 한 발 물러났고,
OS가 먼저 감시하는 구조가 만들어졌습니다.
운영 OS는 사람이 바뀌어도
노하우가 남도록 만드는 시스템입니다.
담당자 공백이 생겨도,
회사의 일이 같은 기준으로 돌아가게 만들기 위한 선택!